Ein Duplikat des Schulzeugnisses wird nicht auf die gleiche Weise beantragt, je nachdem, ob die Einrichtung noch existiert, ob sie fusioniert hat oder ob die Akte bereits in die Archive überführt wurde. Das Verfahren scheint auf dem Papier linear zu sein, aber mehrere technische Punkte beeinflussen den Erfolg des Antrags, beginnend mit der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer von Schulakten.
Aufbewahrungsfrist von 50 Jahren: Was die Machbarkeit des Duplikats beeinflusst
Die Einrichtungen der Grund- und Sekundarschulen sind verpflichtet, die Einschreiberegister und Schulakten 50 Jahre lang aufzubewahren, bevor sie in die kommunalen oder departementalen Archive überführt werden. Diese Verpflichtung ändert die Perspektive für jede Person, die nach Mitte der 1970er Jahre eingeschult wurde: Die Akte existiert wahrscheinlich noch in den Räumlichkeiten der Einrichtung oder in einem identifizierbaren Archivdienst.
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Wir stellen fest, dass dieses Zeitfenster in den Verfahrensleitfäden selten erwähnt wird, obwohl es den zu verwendenden Kanal bestimmt. Wenn Ihre Schulzeit weniger als 50 Jahre zurückliegt, bleibt der Ansprechpartner die Einrichtung selbst (oder ihr Nachfolger im Falle einer Fusion). Darüber hinaus gehört die Akte zu den departementalen Archiven, mit einem anderen Kommunikationsregime.
Die Schulakten enthalten geschützte personenbezogene Daten. Sie werden erst nach 50 Jahren öffentlich zugänglich, um die Privatsphäre zu schützen. Vor Ablauf dieser Frist kann nur der ehemalige Schüler (oder sein gesetzlicher Vertreter bei einem Minderjährigen) ein direktes Zugriffsrecht ausüben. Diese Unterscheidung zwischen persönlichem Zugang und öffentlicher Zugänglichkeit erklärt, warum Dritte Ihre Zeugnisse nicht ohne ausdrückliche Vollmacht in Ihrem Namen erhalten können.
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Um das gesamte Verfahren besser zu verstehen, bevor Sie Ihre ehemalige Einrichtung kontaktieren, ist es hilfreich zu wissen, wie man ein Duplikat des Schulzeugnisses anfordert, je nach Ihrer Situation.
Duplikat des Schulzeugnisses: Einen zulässigen Antrag formulieren
Die Form des Schreibens ist ebenso wichtig wie der Inhalt. Ein Sekretariat einer Einrichtung bearbeitet wöchentlich Dutzende von Anfragen. Eine ungenaue Anfrage wird beiseitegelegt, nicht abgelehnt.
Informationen, die systematisch bereitgestellt werden sollten
Wir empfehlen, alle unten aufgeführten Elemente bereits beim ersten Versand einzufügen, um unnötige Hin- und Herkommunikation zu vermeiden:
- Geburtsname und vollständige Vorname(n), wie sie im Einschreiberegister zum Zeitpunkt der Schulzeit verzeichnet waren.
- Betroffene Schuljahre und besuchte Klasse (zum Beispiel: 3e B, Jahr 2008-2009). Je präziser die Anfrage, desto schneller findet das Sekretariat die Akte.
- Kopie der Vorderseite eines gültigen Ausweisdokuments, die dem Schreiben oder der E-Mail beigefügt ist. Die Einrichtung überprüft die Identität des Antragstellers vor jeder Übermittlung.
- Grund der Anfrage (Einschreibung, berufliche Akte, Anerkennung von Kenntnissen). Dies ist keine gesetzliche Verpflichtung, beschleunigt jedoch die interne Bearbeitung.
Übertragungsweg: Post, E-Mail oder Online-Formular
Die E-Mail an das Sekretariat bleibt der schnellste Kanal. Einige Einrichtungen verfügen über ein spezielles Formular auf ihrer Website, aber das ist nicht die Norm. Ein Einschreiben mit Rückschein ist nur erforderlich, wenn nach einer Erinnerung keine Antwort erfolgt oder wenn die Anfrage in einen rechtlichen Rahmen fällt.
Für Gymnasien, die einer Akademie angegliedert sind und über einen digitalen Raum verfügen, bietet das Portal Educonnect Zugang zum einheitlichen Schulheft (Grundschule und Collège) und manchmal zu den Zeugnissen des Gymnasiums. Dieser Kanal deckt jedoch nur die nach der Einführung der Plattform digitalisierten Dokumente ab.
Geschlossene oder fusionierte Einrichtung: Den richtigen Ansprechpartner identifizieren
Eine geschlossene Einrichtung bedeutet nicht, dass die Archive verschwunden sind. Die Akten werden an die nachfolgende Einrichtung oder an das Rektorat der Akademie übertragen. In der Praxis verwaltet die Direktion der departementalen Dienste für nationale Bildung (DSDEN) die Archive der aufgelösten Einrichtungen.
Wir empfehlen, durch Eliminierung vorzugehen:
- Überprüfen Sie zunächst, ob die Einrichtung noch existiert, über das Verzeichnis der nationalen Bildung.
- Wenn sie mit einer anderen fusioniert hat, kontaktieren Sie das Sekretariat der aufnehmenden Einrichtung, die die Archive erbt.
- Wenn sie ohne identifizierbaren Nachfolger geschlossen wurde, richten Sie die Anfrage an das Rektorat oder die DSDEN des betreffenden Departements.
- Für eine alte Schulzeit (nahe oder über der 50-Jahres-Grenze) direkt die departementalen Archive anfragen, unter Angabe des Namens der Einrichtung und der Schuljahre.
Duplikat abgelehnt oder nicht auffindbar: Konkrete Rechtsmittel
Eine Einrichtung kann antworten, dass sie die Akte nicht findet. Das ist keine rechtliche Ablehnung, sondern eine materielle Feststellung. Der Unterschied ist wichtig, da die Rechtsmittel unterschiedlich sind.
Wenn die Akte in der Einrichtung nicht auffindbar ist, kann die DSDEN oder das Rektorat eine Bescheinigung über die Schulzeit ausstellen, die die Einschreibung und die Jahre des Besuchs bestätigt. Dieses Dokument ersetzt kein detailliertes Zeugnis mit Noten, reicht jedoch für die meisten administrativen Verfahren aus (Bewerbungsunterlagen, Nachweis des schulischen Werdegangs).
Im Falle einer ausdrücklichen Ablehnung der Kommunikation kann der ehemalige Schüler die Kommission für den Zugang zu Verwaltungsdokumenten (CADA) anrufen. Schulzeugnisse sind Verwaltungsdokumente im Sinne des Codes der Beziehungen zwischen der Öffentlichkeit und der Verwaltung. Die CADA kann eine positive Stellungnahme abgeben, die die Einrichtung verpflichtet, das Dokument zu übermitteln, wenn der Antragsteller tatsächlich der Inhaber der Akte ist.
Für Akten, die in die departementalen Archive überführt wurden, aber noch nicht öffentlich zugänglich sind, ist ein Antrag auf Ausnahmegenehmigung möglich. Der Archivdienst prüft den Antrag und konsultiert die ursprüngliche Verwaltung, bevor er entscheidet.
Letzter praktischer Punkt: Die Notenübersichten des Abiturs und der nationalen Diplome hängen nicht von der Einrichtung ab, sondern vom Rektorat. Wenn es sich um eine Prüfungsnote handelt, die fehlt, anstatt um ein Quartalszeugnis, muss die Anfrage an den Prüfungs- und Wettbewerbsdienst der Akademie gerichtet werden, nicht an das ehemalige Gymnasium.